ADOBE CONNECT MEETING

ADOBE CONNECT MEETING

Por:  Marco A. Escola

QUÉ ES ADOBE CONNECT MEETING ?

Acrobat Connect Professional es una reunión en línea en tiempo real, en la que el presentador puede mostrar diapositivas o presentaciones multimedia, compartir páginas, chat y emitir audio y video en directo se pueden realizar reuniones, seminarios, defensas de trabajos, tutorías, … independiente de la ubicación de los participantes (siempre que tengan acceso a Internet), se ejecuta en una ventana del explorador mediante el uso de Adobe Flash® Player.

Características

• Dispone de herramientas que permiten la compartición de archivos, aplicaciones, pizarra y del escritorio.

• Salas configurables como privadas o públicas, con acceso a invitados o solo a usuarios registrados.

• Sistema de notificaciones (en distintos idiomas) a usuarios registrados.

• Grabación de las reuniones.

• Accesible desde cualquier lugar

• Varias vías de comunicación: chat, voz, video, pizarra, escritorio compartido, aplicaciones, ...

• Diseños de video conferencia configurables:

o Tres diseños pre-definidos: Uso compartido, Debate y Colaboración

Requisitos

• Cualquier navegador (IExplorer, Mozilla, Chrome, Safari, …) con el plugin de Adobe Flash Instalado.

WebCam, si se quiere compartir imagen.

Micrófono, para compartir sonido (algunas webcam llevan micrófono incorporado).

Tipos de Usuarios

El tipo de usuario determina la capacidad para compartir, retransmitir y llevar a cabo otras acciones en una reunión. Hay tres tipos de usuario: anfitrión, moderador y participante.

CONOCIENDO LA SALA DE REUNIÓN

La sala de reunión está diseñada a partir de Pods y Layouts o Diseños.

Un Pod es un panel expuesto que contiene una función necesaria para completar una tarea. Existen diversos tipo de Pods y cada uno tiene una función específica.

1. Lista de asistentes - Permite administrar a los asistentes de una reunión. Muestra a los que están dentro de la sala y su estado.

2. Chatear - Permite a los asistentes enviar y recibir mensajes entre ellos

3. Cámara y voz - Permite la transmisión de video y audio.

4. Compartir - Permite compartir pantallas, aplicaciones, documentos, presentaciones ó pizarras para colaborar en tiempo real como si estuvieran ante un pizarrón físico.

El Layout o Diseño es un arreglo de Pods en una sala de reunión. En Adobe Connect Pro Meeting usted puede crear, mover o cerrar Pods en los diseños de sus salas de reunión.

Puede identificar los Diseños existentes en su sala de reunión desde la barra de navegación de los Diseños localizada en el menú de diseños.

Existen otros 5 tipos de Pods:

5. Nota - Usado por anfitriones y presentadores para anotar la agenda, tomar notas o apuntar cualquier información de texto que consideren importante.

6. Encuesta - Sirve para obtener retroalimentación de los participantes o recabar información demográfica

7. Compartir archivos - Permite la transferencia e intercambio de archivos que los participantes pueden descargar a sus computadoras.

8. Vínculos Web - que se usa para abrir páginas Web en las computadoras de los participantes

Cada Pod tiene un icono del lado superior derecho denominado Opciones del Pod donde encontrará características adicionales para manejar la reunión.

CREAR UNA REUNIÓN

1. Entre a la dirección que le fue enviada vía correo: http://nombre.com e iniciar sesión con el usuario y contraseñas asignados por el administrador.

2. Una vez adentro aparece la siguiente pantalla

3. De click en el botón            Reunión.

4. A continuación se deberá introducir la información de la Reunión que vamos a organizar:

a. Nombre descriptivo

b. La dirección electrónica.

Se recomienda que sea algo fácil de recordar.

Debe iniciar con una letra y no pueden contener espacios ni caracteres especiales.

Si no se asigna un nombre, Adobe Connect asignará aleatoriamente uno.

c. Un breve resumen si así lo deseamos

d. La hora de inicio

e. La duración de la reunión

Aunque se especifique una hora de inicio y una duración, la sala permanecerá abierta y disponible hasta que se elimine. La hora de inicio y duración se utiliza cuando se envía una invitación por correo.

f. Podemos seleccionar una de las 3 plantillas que vienen predeterminadas para darle la apariencia deseada a nuestra sala de reunión (evento, reunión o formación). Las plantillas pueden variar si el administrador ha realizado modificaciones.

g. El idioma que se manejará en la interfaz de la sala de reunión.

El idioma seleccionado se utiliza para todos los asistentes.

h. El tipo de acceso que deseamos para nuestra sala (sólo usuarios registrados, usuarios registrados e invitados permitidos, cualquiera).

Si se pretende tener contacto con personas fuera de la organización se recomienda seleccionar la opción Sólo los usuarios registrados y los invitados admitidos pueden entrar en la sala. Esta opción es la mejor combinación entre flexibilidad y seguridad.

Se pueden agregar datos de teleconferencia a la reunión, la información se incluye en la invitación a la reunión.

Se puede crear la sala de reunión al dar click en el botón Terminar.

5. Si se desea enviar invitaciones a la reunión presione el botón Siguiente.

Si se sabe por anticipado quien va a asistir a la reunión se puede asignar previamente a los asistentes como anfitriones, presentadores o participantes.

• Seleccione el nombre de la persona de la lista de Usuarios y grupos disponibles.

• Haga click en Siguiente.

Se pueden seleccionar a varios asistentes al presionar la tecla CTRL y los nombres de los mismos.

Los asistentes se agregan de manera automática como participantes. A los asistentes pre- asignados se les otorga acceso automático a la sala de reunión sin requerir de aprobación.

Si existen usuarios que no han sido pre-asignados pueden entrar a la sala a través de la dirección electrónica pero es necesario otorgarles permiso para entrar.

6. Si desea enviar invitaciones vía correo electrónico presione Siguiente, de lo contrario presione el botón Finalizar.

• Presione el botón Enviar invitaciones.

• Seleccione si desea enviar la invitación únicamente a los anfitriones y presentadores o a todos los asistentes a la reunión.

• Puede modificar, si así lo desea, el Asunto y el cuerpo del correo.

El texto que aparece entre paréntesis de llave { } es asignado automáticamente por el servidor. Se recomienda no modificarlo.

• Presione el botón Finalizar.

Las invitaciones se envían a través de correo electrónico.

Si se despliega una página que indica que la operación no puede ser completada quiere decir que usted no tiene los permisos necesarios para el envío de Invitaciones, en este caso puede solicitar al administrador de Adobe Connect la realización los ajustes necesarios en su cuenta.

La sala ha sido creada y puede empezar la reunión. Puede revisar los detalles de la misma en la página Información de la reunión.

Para entrar a la reunión puede presionar la dirección electrónica de la sala o el botón Entrar a la sala de reuniones.

INICIO DE SESIÓN DE PARTICIPANTES

• Si tienes  un usuario registrado, escribir el nombre de usuario y la contraseña.

• Si entras  como invitados, debes  esperar a que los anfitriones autoricen la entrada a los usuarios no registrados (invitados).

• Debes activar el micrófono y cámara, si el anfitrión autorizó a usarla previamente (en verde activado, en gris desactivado).

Qué deben hacer los Anfitriones

Antes de empezar la videoconferencia, los anfitriones deberían:

• Establecer las preferencias de la video conferencia.
• Calidad de video y audio, principalmente.
• Autorizar o rechazar la entrada a los usuarios invitados.
• Activar el micrófono y la cámara de los usuarios (si quieren que ellos transmitan audio y video)
• Establecer el diseño de la videoconferencia.

ENLACES DE INTERÉS

• Ayuda Oficial sobre Adobe Connect

http://help.adobe.com/es_ES/connect/8.0/using/index.html